传统的纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。这种档案在日常工作中比较常见。纸质档案是档案室内全部和重要的资料，承载着各个部门各种类型的文件。各单位日常工作中产生的文书档案（收发文、会议记录、案件卷宗等）、科技档案（图纸、图表、文字材料、计算材料、证书等）、基建档案（基建项目类和房屋产权类等）、会计档案（会计凭证，会计账簿和财务报告等）及个性化档案等资料都是纸质档案。随着纸质档案数量的不断积累增多，海量档案的需求突出，用户对档案的查阅使用及档案员对档案的系统管理查找登记都需要利用现代技术手段，帮助实现提高纸质档案的数字化永久保存、专业系统化管理和全单位网络化使用的目的。

纸质档案在档案室内是通过台账的方式对档案盒的存放位置进行登记管理，包括存放档案的架号（柜号）、行号、列号（格号）及档案盒在格子内摆放的序号，同时档案盒的基础信息包括全宗号、文件类型、文件份数、建档时间、实体份数、文件题名、文件档号，档案盒序号等也是依靠纸质台账进行管理，并且这些信息要与档案盒的存放信息随时匹配，档案盒内的文件需要满足用户的借取查阅，盒内的文件状态包括文件是否完整、文件是否借出等也需要同步档案盒的管理台账中，日常纸质档案的查找、借阅登记等需要耗费大量的工作量。面对海量的纸质档案管理，纸质台账的管理方式管理目前的海量信息存在很多的困难，纸质档案的使用也存在很多的风险，日常查阅中会对原始文件损坏，使用效率也有很大的影响。

为了充分实现纸质档案的永久化保存和网络办公使用，北京文石杰创信息技术有限公司历时多年研发了啄木鸟纸质档案系统。对档案的系统管理提出了新的认识。

啄木鸟纸质档案系统实现了档案五层关系的管理，对档案的管理从档案室、档案柜、档案盒、电子文件编录、电子文件，细化到了电子文件的每一页。系统对档案的搜索，包括模糊搜索和正文搜索。模糊搜索即对文件录入的基本信息搜索，正文搜索即对电子文件的正文内容进行搜索。系统对电子档案的管理，包括word、excel、pdf、图像、音频、视频等多种类型的电子文件。系统支持软硬件一体化（高拍仪、扫描仪、打印机、智能档案柜、扫码枪、射频码），系统对周边的办公硬件设备全支持，支持直接从高拍仪中获取电子文件，支持直接从扫描仪中获取电子文件，支持与智能档案柜通讯从而获取智能档案柜的状态，进一步控制智能档案柜的出库和入库，支持从扫描枪上获取文件的条码信息，支持射频码通讯。系统内嵌OCR技术，能自动对图像文件中的文字实现OCR识别。系统独有基因技术，能在图像文件植入基因信息，并且系统能对图像文件的基因信息读取和使用，第三方软件无法获取文件的基因信息。系统的软件框架丰富，系统有单机版、网络版和单机加网络混搭使用的版本，系统部署灵活便捷。系统支持网上电子文件的流转审批、电子文件的分发和归档，支持OA系统的档案一键归档到啄木鸟纸质档案系统中。

啄木鸟纸质档案智慧管理系统包括如下功能模块：智能档案柜管理模块、录著及智能识别模块、档案异动维护模块、基因信息的读取分类模块、电子文件大纲管理模块、目标定位联动查询模块、档案存放位置及状态模块、双重结构管理模块、文件精细化管理模块、用户分级授权管理模块、电子化资料无损压缩模块、档案提醒模块、档案信息创建编辑模块、档案借阅利用模块。

1.智能档案柜管理模块

能够将系统与智能档案柜建立连接。让系统实时侦测到档案柜中文件和存放的状态，并能控制智能档案柜的出库和入库操作，大大减少了人工去档案柜检索档案盒的操作，提高了档案的存取效率。

2.录著及智能识别模块

录著及智能识别电子文档的内容信息，将电子文档按目录、关键信息和内容部分进行分类自动识别。提高了人工对电子文档的读取识别录入，其准确率高、性能稳定，从本质上减轻了资料工作人员对电子文档的读录拾取工作量。

3.档案异动维护模块

通过基因信息模块技术，被注入的电子图像文件不再是单一的图像文件，电子文件保存了图像中的识别信息，通过系统读取深层次的信息，从而对档案进行监察发现档案的异动情况。

4.基因信息的读取分类模块

系统自动识别电子文件内的基因信息，将基因信息按档案目录、关键信息和全文内容三类在系统中呈现出来，呈现的电子文件各类信息并提供给系统做检索准备，从而保障了档案系统的查全率、查找率和准确率。

5.电子文件大纲管理模块

将档案文件的纲领自动生成，方便用户对文档中的各项环节脉络层次清晰的了解和掌握。

6.目标定位联动查询模块

将档案文件的纲领目录自动生成，用户在浏览文件内容时，对应的文件内容左边显示文档的纲领目录，用户通过点击纲领目录进行目标定位，系统自动跳转到纲领目录所指向的页面，同时文件中的纲领目录在系统检索中也能直接查找到，方便用户在查阅使用文档时对档案的各项环节完整掌握和使用，提高电子文档的查阅水平。

7.档案存放位置及状态模块

通过平面图形和不同颜色的方式展示纸质档案在档案柜（架）上存放是示意位置和是否完好或待归还状态等。档案盒在档案柜中的存放位置传统方式是使用纸质台账的方式进行管理，在管理系统中能直观的显示档案盒目前的位置及状态，提高了档案管理员的管理水平，使管理员在办公室就能完全掌握档案盒在档案柜中存放的事实信息。

8.双重结构管理模块

将管理结构分为档案室管理和用户单位（科室）管理。其中档案室管理结构的一级目录包括档案室、汇集文件、待入库文件、准备移交文件等，其中档案室下级分列有各个档案柜（架），在每个档案柜（架）下级分布着存放的各个档案盒，档案盒目录管理盒内的每份文件，文件信息包括文件题名、文件类型、文件全宗号、文文件份数、建档时间、实体份数、文件题名、文件档号，文件盒内序号等，符合国家档案局8号令的管理规范要求，同时也符合档案管理员对档案室的管理办法及工作习惯。用户单位（科室）管理结构是按单位（科室）对文件归档及管理进行划分，让用户按不同单位（科室）对电子档案进行查阅，下级目录包括电子档案的类型、年份、保管期限、密级等划分，符合专业用户的查阅习惯，便于用户使用。

9.文件精细化管理模块

突破了传统的档案管理系统只管理档案目录的界限，将文件管理从卷到册，从盒到件，到文件的每页能完整的展现给用户使用，提高了纸质档案系统的管理水平，使档案的管理达到全覆盖，管理文件精细完整。

10.用户分级授权管理模块

将档案系统的用户按内单位和外单位进行分类管理。其中内单位人员按各单位分组管理，单位的组授予公共权限，单位组的权限直接赋予单位组成员，组成员只能对该组的档案进行查阅使用。外单位用户也泛指临时用户，系统对用户独立授权，让用户能够在指定的时间范围内对指定的文件授权使用，到期收各项权限自动收回，便于用户管理。

11. 电子化资料无损压缩模块

该功能将档案系统中管理的电子档案JPG格式文件全部进行无损压缩，将每张JPG图像文件大小控制在200K以内，并且文件的清晰度不变。电子化资料经过无损压缩模块处理后，海量文件的管理大大减轻了服务器的存储压力，降低了文件在网络中的交互传输压力，提供了文件的传输效能，提高了用户使用效率。

12. 档案提醒模块

帮助管理员对借出的纸质档案或提供查阅的电子档案，系统按借阅审批单对借阅人和管理人员进行倒计时归档或管理提醒。同时对系统中管理的有保管期限的文档也进行倒计时计算，并到提醒的期限内了对管理员进行提醒。

13. 档案信息创建编辑模块

将文件需要录入的个性化信息由管理员自行编辑创建，大大提高了系统的扩展性。通常文件需要录入的信息项由档案管理员收集并由开发人员编辑到系统中，这样档案管理工作受到很大的限制。通过档案信息创建编辑模块提高了系统的灵活度，管理员操作使用更加便捷。

14. 档案借阅利用模块

详细登记并统计档案的借阅和使用情况，并附上借阅审批表等原始凭证的电子资料，帮助系统管理人管理档案的利用情况，并对档案后续的安全责任信息安全化，规范化管理统计。